Erstellen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur und rollen Sie sie automatisch im ganzen Unternehmen aus.

Beginnen Sie mit einer Vorlage aus der Bibliothek oder einer leeren Seite, fügen Sie Logo, Kontaktdaten und Social Links hinzu und ersetzen Sie die persönlichen Angaben durch dynamische Felder. Die Vorlage gilt dann für das ganze Unternehmen: Alle Mitarbeitenden sehen ihre eigenen Daten.

Nein. Der Editor ist vollständig visuell. Das erzeugte HTML ist für E-Mail-Programme optimiert und vermeidet die typischen Fehler von Hand geschriebener Signaturen: nicht geschlossene Tabellen, nicht skalierte Bilder, Styles, die Outlook ignoriert.

Ja. Der Administrator legt Feld für Feld fest, was bearbeitbar und was gesperrt ist. Logo, Pflichtangaben und Aufbau der Vorlage bleiben unantastbar – auch wenn Sie Mitarbeitenden erlauben, ihre Durchwahl anzupassen.

Ja. Mit „Signaturen verwalten“ hinterlegen Sie eine alternative, zum Beispiel kürzere Signatur für Antworten, Weiterleitungen oder E-Mails unter Kollegen. Für fertige Antworten mit eigener Signatur nutzen Sie die Antwortvorlagen.

Eine Antwortvorlage verbindet einen vorformulierten Text mit einer Signatur. Über das Signally-Add-in in Outlook fügt die Person sie mit einem Klick ein: Der Text landet in der Nachricht, und die Signatur der Vorlage ersetzt die übliche. Ideal für wiederkehrende Antworten im Kundenservice oder Vertrieb.

Klicken Sie im Menü „Antwortvorlagen“ auf „Vorlage erstellen“, vergeben Sie einen Namen, schreiben Sie den Text und wählen Sie die zugehörige Signatur. Weisen Sie die Vorlage dann in der Ansicht einer Person, eines Teams, einer Gruppe oder des ganzen Unternehmens zu: Die Ebene, die der Person am nächsten ist, hat Vorrang.

Ja, automatisch. Die Signatur der Vorlage wird für jede Person aus ihren eigenen Daten erzeugt, genau wie ihre Hauptsignatur: Name, Position, Telefon, Logo. Nur der Antworttext ist für alle gleich.

Die Signatur der Absenderadresse, sobald sie als Funktionsadresse (Alias) angelegt ist: freigegebenes Postfach, Alias oder „Senden als“-Gruppe. Wählt eine Person sie im Outlook-Feld „Von“, fügt das Signally-Add-in die Signatur dieser Adresse statt der eigenen ein.

Klicken Sie unter Organisation › Funktionsadresse (Alias) auf „Adresse hinzufügen“ und geben Sie eine Bezeichnung, etwa „Kundenservice“, und die E-Mail-Adresse ein. Ordnen Sie sie einem Team zu, damit sie dessen Signatur und Kampagne übernimmt, oder weisen Sie ihr direkt eigene zu.

Aliase funktionieren in Outlook für Windows, Mac und im Web mit dem Signally-Add-in, aber weder mobil noch in Gmail. Sie zählen nicht als Lizenzen, können sich nicht bei Signally anmelden und werden von Hand angelegt: Die Verzeichnissynchronisierung importiert sie nicht.

Jede Vorlage bietet eine Vorschau für alle gängigen Clients: Outlook für Windows und Mac, Outlook im Web, Gmail, Apple Mail, iOS und Android. Sie können sich vor der Veröffentlichung auch eine Test-E-Mail schicken.

Ja. Dynamische Felder werden aus Microsoft Entra ID oder Google Directory befüllt. Ändert sich eine Position im Verzeichnis, zieht die Signatur nach – ohne dass jemand eingreifen muss.