Maak een professionele e-mailhandtekening en rol hem automatisch uit in het hele bedrijf.

Begin met een sjabloon uit de bibliotheek of een lege pagina, voeg je logo, contactgegevens en sociale links toe en vervang persoonlijke informatie door dynamische velden. Het sjabloon werkt dan voor het hele bedrijf: elke medewerker ziet zijn eigen gegevens.

Nee. De editor is volledig visueel. De gegenereerde HTML is afgestemd op e-mailprogramma’s, zodat je de klassieke fouten van handgeschreven code vermijdt: niet-gesloten tabellen, niet-geschaalde afbeeldingen, stijlen die Outlook negeert.

Ja. De beheerder bepaalt per veld wat bewerkbaar is en wat vergrendeld. Het logo, de wettelijke vermeldingen en de structuur van het sjabloon blijven onaantastbaar, ook als je de medewerker zijn directe telefoonnummer laat aanpassen.

Ja. Met ‘Handtekeningen beheren’ koppelt u een alternatieve, bijvoorbeeld kortere handtekening aan antwoorden, doorgestuurde berichten of e-mails tussen collega’s. Voor kant-en-klare antwoorden met een eigen handtekening gebruikt u antwoordsjablonen.

Een antwoordsjabloon combineert een vooraf geschreven tekst met een handtekening. Via de Signally-invoegtoepassing in Outlook voegt de medewerker het met één klik in: de tekst komt in het bericht en de handtekening van het sjabloon vervangt de gebruikelijke. Ideaal voor terugkerende antwoorden van een klantenservice of salesteam.

Klik in het menu ‘Antwoordsjablonen’ op ‘Sjabloon maken’, geef het een naam, schrijf de tekst en kies de bijbehorende handtekening. Wijs het daarna toe vanuit de fiche van een medewerker, een team, een groep of het hele bedrijf: het niveau dat het dichtst bij de medewerker ligt, gaat voor.

Ja, automatisch. De handtekening van het sjabloon wordt voor elke medewerker opgebouwd uit diens eigen fiche, precies zoals de hoofdhandtekening: naam, functie, telefoon, logo. Alleen de antwoordtekst is voor iedereen gelijk.

Die van het verzendadres, zodra het is aangemaakt als functioneel adres (alias): gedeeld postvak, alias of ‘Verzenden als’-groep. Kiest een medewerker het in het veld ‘Van’ in Outlook, dan voegt de Signally-invoegtoepassing de handtekening van dat adres in plaats van de eigen handtekening in.

Klik onder Organisatie › Functioneel adres (alias) op ‘Adres toevoegen’ en vul een label in, bijvoorbeeld ‘Klantenservice’, en het e-mailadres. Koppel het aan een team zodat het diens handtekening en campagne overneemt, of wijs het rechtstreeks eigen toe.

Aliassen werken in Outlook voor Windows, Mac en het web met de Signally-invoegtoepassing, maar niet op mobiel en niet in Gmail. Ze tellen niet als licenties, kunnen niet inloggen bij Signally en worden met de hand aangemaakt: de directorysynchronisatie importeert ze niet.

Elk sjabloon heeft een voorbeeld voor meerdere e-mailprogramma’s: Outlook voor Windows en Mac, Outlook Web, Gmail, Apple Mail, iOS en Android. Je kunt jezelf ook een test sturen voordat je publiceert.

Ja. Dynamische velden worden gevuld vanuit Microsoft Entra ID of Google Directory. Verandert een functietitel in de directory, dan past de handtekening zich aan zonder dat iemand hoeft in te grijpen.